Registro Merchant, scadenza a metà ottobre: cosa devono verificare ora imprese e intermediari

Il Registro dei Merchant non è più un adempimento in arrivo. È operativo dal 13 luglio 2026 presso l’OAM ai sensi dell’articolo 12-bis del D.Lgs. 141/2010 introdotto dal D.Lgs. 31 dicembre 2025 n. 212 in recepimento della direttiva UE 2023/2225. Dal 7 settembre è disponibile in area privata il servizio «Trasmissioni Merchant» con cui banche e intermediari comunicano i dati dei merchant convenzionati. Il termine per l’invio è quello dei tre mesi decorrenti dal 13 luglio: cade a metà ottobre ed è ormai vicino.

La ragione dell’intervento è nota. Una quota crescente del credito ai consumatori nasce nel punto vendita o nel checkout di un sito dove il rapporto commerciale e quello creditizio si sovrappongono. Quel punto è diventato un nodo della rete distributiva del credito e il Registro serve a renderlo visibile all’Organismo.

Due categorie e un primo filtro dimensionale

La Circolare OAM n. 70/26 distingue due figure. I Merchant Intermediari sono fornitori di beni o prestatori di servizi che in base a convenzioni con banche e intermediari presentano, propongono o concludono contratti di finanziamento destinati unicamente all’acquisto dei beni mobili, dei beni mobili registrati e dei servizi da essi offerti. I Merchant Creditori concludono direttamente contratti di credito a titolo accessorio rispetto alla propria attività nella sola forma della dilazione di pagamento gratuita. Sono ammesse limitate spese per i ritardi nel rimborso.

Entrambe le definizioni si riferiscono a fornitori diversi dalle PMI e dalle microimprese secondo la raccomandazione della Commissione europea del 6 maggio 2003. La prima verifica per chi vende con finanziamento o concede dilazioni riguarda quindi la dimensione d’impresa. OAM indica come soggetti interessati i grandi punti vendita, i venditori sul web e i concessionari auto.

Chi compie materialmente l’adempimento

La distinzione tra le due figure determina anche chi agisce. Per i Merchant Intermediari non è il merchant a registrarsi al portale. Sono le banche e gli intermediari convenzionati che devono registrarsi creando un’area privata e poi accreditarsi con una webform firmata digitalmente dal legale rappresentante o da altro soggetto legittimato. Devono infine trasmettere via file XML i dati dei merchant con cui hanno stipulato convenzioni oltre alle successive variazioni come la cessazione di una convenzione. Un termine riguarda la fase di accreditamento: secondo il vademecum OAM la registrazione al portale decade se l’accreditamento non si perfeziona entro 30 giorni e in tal caso la procedura di registrazione va ripetuta.

Questo non significa che per il merchant non cambi nulla. La Circolare prevede che le banche comunichino i dati anche sulla base di dichiarazioni fornite sotto la propria responsabilità dagli stessi Merchant Intermediari. Chi vende con finanziamento convenzionato può quindi ricevere dai partner bancari richieste di dati strutturate e risponde di ciò che dichiara.

I Merchant Creditori seguono un percorso diretto. Devono registrarsi al portale con una PEC già attiva e poi presentare richiesta di iscrizione nella sezione dedicata con una webform firmata digitalmente dal legale rappresentante o da altro soggetto legittimato. Ai fini dell’efficacia dell’iscrizione è dovuta la tassa di concessione governativa di 168 euro una tantum. La Circolare non indica per i Merchant Creditori un termine analogo ai tre mesi previsti per le comunicazioni delle banche. Conviene quindi seguire le indicazioni pubblicate sul portale OAM.

I dati da raccogliere

L’elenco è più esteso di quanto la parola «registro» lasci intendere. Per i Merchant Intermediari le banche comunicano identificativo fiscale, denominazione e marchi utilizzati verso il pubblico, natura giuridica, PEC, codice Ateco, sede legale e tipologia di finanziamenti intermediati. Comunicano anche i dati delle sedi operative dirette e indirette e quelli del sito e-commerce diretto e indiretto. Le sedi indirette sono quelle affiliate al merchant in franchising. Per sedi e siti indiretti vanno indicati anche denominazione, identificativo fiscale e PEC del soggetto affiliato.

Per i Merchant Creditori l’allegato B richiede identificativo fiscale, denominazione, natura giuridica, codice Ateco e sede legale in Italia o all’estero. La PEC è obbligatoria. Vanno indicate le sedi operative con la data di inizio e l’URL del sito e-commerce diretto o indiretto oltre ai dati del soggetto affiliato ove ricorra.

Il Registro non fotografa dunque soltanto società ma reti: marchi, punti vendita, affiliati e domini.

Che cosa conviene verificare prima della scadenza

A titolo generale e senza sostituire l’esame del singolo caso le verifiche utili seguono questo ordine.

• Inquadramento. Stabilire se l’impresa rientra per dimensione nella definizione OAM e se opera come Merchant Intermediario o come Merchant Creditore.
• Mappa della rete. Per una catena con molti punti vendita o affiliati la ricostruzione di sedi dirette e indirette e dei domini e-commerce richiede tempo. È l’attività che la scadenza dei tre mesi comprime di più.
• Dati dei terzi. Gli affiliati in franchising comportano la raccolta di denominazione, identificativo fiscale e PEC di soggetti diversi dal merchant.
• Raccordo con le banche. Chi ha finanziamenti convenzionati può aspettarsi richieste di dati dai partner e può verificare con loro tempi e formato.
• Adempimenti diretti. Per i creditori: PEC attiva, firma digitale del legale rappresentante e pagamento della tassa.

Che cosa costa

Esiste già un costo certo per i Merchant Creditori: la tassa di concessione governativa di 168 euro dovuta una tantum. Restano invece da determinare i contributi destinati a coprire i costi di istituzione, sviluppo e gestione del Registro e i costi di vigilanza. L’articolo 6 della Circolare rinvia a un provvedimento successivo per entità, modalità e tempi di riscossione. Chi pianifica i costi di compliance deve considerare questa voce nota ma non quantificata.

Una precisazione doverosa

La disciplina è recente e la sua attuazione è in corso. Questo articolo ha finalità informativa e ricostruisce il quadro normativo alla data di pubblicazione. La qualificazione di una specifica posizione aziendale e la verifica della soglia dimensionale richiedono l’esame del caso concreto. Vanno affrontate con i propri consulenti legali e di compliance e dove serve con l’intermediario convenzionato di riferimento.