Politica sull’impiego dell’Intelligenza Artificiale nell’analisi documentale e finanziaria

Versione 1.0 — 6 novembre 2026

Informazioni sul documento

• Titolare della Politica: GrifoFinance Consulenza e Mediazione Creditizia S.r.l.
• Ambito: supporto mediante ChatGPT Business all’analisi documentale e finanziaria delle pratiche
• Destinatari: clienti, interessati, controparti, collaboratori e soggetti che trasmettono documentazione a GrifoFinance
• Responsabile: Direzione e funzioni aziendali competenti
• Versione: 1.0
• Data di adozione: 6 novembre 2026

Principio fondamentale

GrifoFinance può utilizzare ChatGPT Business come strumento di supporto all’esame della documentazione ricevuta nell’ambito delle proprie attività. L’Intelligenza Artificiale contribuisce a organizzare, confrontare e analizzare le informazioni, ma non sostituisce la valutazione professionale degli operatori, non assume decisioni autonome e non delibera la concessione di finanziamenti.

Decisioni organizzative adottate

GrifoFinance ha stabilito che l’impiego descritto nella presente Politica è subordinato alle seguenti condizioni:

• completamento preventivo di una valutazione d’impatto sulla protezione dei dati (DPIA);
• aggiornamento dell’informativa privacy e del registro dei trattamenti, ove necessario;
• utilizzo esclusivo del workspace aziendale ChatGPT Business;
• accesso individuale riservato al personale autorizzato tramite account @grifofinance.com;
• uso esclusivo di dispositivi aziendali autorizzati e protetti;
• divieto di account personali, GPT esterni, app, connettori e collegamenti non approvati;
• divieto di decisioni automatizzate, punteggi vincolanti e valutazioni definitive del merito creditizio;
• verifica umana documentata degli output prima del loro utilizzo;
• cancellazione delle conversazioni e dei file di lavoro secondo i criteri definiti nella presente Politica.

1. Ambito e finalità

La presente Politica descrive i principi e i criteri adottati da GrifoFinance nell’impiego di ChatGPT Business come supporto all’analisi documentale e finanziaria delle pratiche trattate nell’ambito della mediazione creditizia e delle attività professionali connesse.

L’obiettivo è utilizzare l’Intelligenza Artificiale in modo legale, trasparente, proporzionato e controllabile per:

• ridurre i tempi delle attività preliminari e ripetitive;
• migliorare l’ordinamento e la consultazione dei documenti;
• affiancare l’analisi dell’operatore con un controllo parallelo;
• individuare più tempestivamente informazioni mancanti, incongruenze e aspetti da approfondire;
• rendere più uniforme e documentabile il processo di esame delle pratiche;
• facilitare la predisposizione di richieste di integrazione e schemi di analisi.

L’impiego dell’AI non modifica la natura dell’attività svolta da GrifoFinance né il ruolo degli intermediari finanziari chiamati a valutare e deliberare le operazioni.

2. Natura dell’attività di GrifoFinance

GrifoFinance opera quale mediatore creditizio iscritto nell’elenco tenuto dall’Organismo Agenti e Mediatori al numero M538.

GrifoFinance mette in relazione la clientela con banche e intermediari finanziari senza sostituirsi a questi ultimi nelle decisioni relative alla concessione del credito.

L’eventuale utilizzo di ChatGPT Business non attribuisce a GrifoFinance poteri deliberativi propri delle banche o degli intermediari e non comporta alcuna garanzia circa l’accoglimento di una richiesta, le condizioni applicabili o l’erogazione di un finanziamento.

3. Strumento utilizzato e soggetti autorizzati

Per le attività descritte nella presente Politica, GrifoFinance prevede l’utilizzo esclusivo di ChatGPT Business all’interno del workspace aziendale autorizzato.

L’accesso è consentito soltanto a personale specificamente autorizzato mediante:

• account associati a indirizzi di posta elettronica aziendali @grifofinance.com;
• dispositivi aziendali autorizzati e sottoposti a misure di sicurezza;
• credenziali personali, non condivise;
• configurazioni e modalità d’uso approvate dall’organizzazione.

Non è consentito utilizzare account personali, workspace non autorizzati o strumenti di AI diversi da quelli approvati per trattare la documentazione delle pratiche.

Nelle conversazioni che contengono dati o documenti relativi alle pratiche non devono essere utilizzati GPT pubblici o di terzi, app, connettori, link pubblici di condivisione, memoria personale o funzioni di navigazione web non necessarie. L’eventuale futura abilitazione di una di tali funzionalità richiede una valutazione preventiva e una specifica autorizzazione.

4. Documentazione che può essere esaminata

In relazione alla pratica e limitatamente a quanto necessario, il materiale sottoposto ad analisi può comprendere:

• visure camerali e documentazione proveniente da registri pubblici;
• atti costitutivi, statuti, verbali e documentazione societaria;
• bilanci, situazioni contabili, prospetti economici e finanziari;
• dichiarazioni fiscali e documenti estratti dai cassetti fiscali tramite i canali autorizzati;
• documentazione bancaria e relativa alle esposizioni finanziarie;
• informazioni provenienti dalla Centrale dei Rischi o da sistemi analoghi, quando legittimamente disponibili;
• contratti, piani di rimborso, garanzie e documentazione relativa alle operazioni;
• documenti relativi a crediti, debiti, investimenti e rapporti societari;
• ulteriori documenti pertinenti e necessari all’esame della pratica.

ChatGPT Business non accede direttamente ai cassetti fiscali, ai conti bancari o ai sistemi riservati dei clienti. L’eventuale documentazione proveniente da tali sistemi viene acquisita attraverso i canali autorizzati e resa disponibile dagli operatori secondo le procedure aziendali.

Credenziali, password, codici di autenticazione e chiavi di accesso non devono essere inseriti nel sistema.

5. Attività per le quali può essere utilizzata l’AI

ChatGPT Business può assistere gli operatori nelle seguenti attività:

Organizzazione e classificazione

• ordinamento preliminare dei documenti;
• classificazione per tipologia, periodo o soggetto;
• predisposizione di indici, elenchi e cronologie;
• segnalazione di documenti apparentemente mancanti o duplicati.

Estrazione e confronto delle informazioni

• estrazione di dati e informazioni presenti nei documenti;
• confronto tra documenti, periodi contabili e versioni differenti;
• individuazione di divergenze, incongruenze o informazioni da verificare;
• ricostruzione preliminare di rapporti societari, finanziari e contrattuali.

Analisi economica e finanziaria

• predisposizione di tabelle e prospetti di sintesi;
• ricostruzione preliminare di indicatori economici, patrimoniali e finanziari;
• confronto tra valori storici, andamenti e scenari;
• individuazione di elementi che richiedono approfondimenti da parte dell’operatore.

Supporto istruttorio

• predisposizione di schemi e relazioni preliminari;
• formulazione di domande e richieste di integrazione documentale;
• riepilogo delle principali evidenze e criticità;
• controllo parallelo rispetto all’analisi effettuata dall’operatore;
• supporto alla preparazione del materiale da sottoporre agli intermediari.

Gli output hanno carattere preliminare e strumentale. Devono essere confrontati con la documentazione originale e non possono essere utilizzati come unica base di una valutazione professionale.

I documenti vengono identificati, quando possibile, mediante un codice pratica o riferimenti ridotti, evitando di riportare nel prompt nominativi e altri identificativi personali non necessari all’analisi.

6. Controllo parallelo e qualità dell’analisi

Il ricorso all’AI ha anche la funzione di affiancare l’analisi umana con un controllo ulteriore, volto a evidenziare più rapidamente possibili omissioni, incongruenze o aspetti meritevoli di approfondimento.

Tale controllo non garantisce l’assenza di errori. I sistemi di AI possono produrre interpretazioni inesatte, calcoli errati, informazioni non aggiornate o conclusioni apparentemente plausibili ma non sostenute dai documenti.

Per questa ragione:

• ogni dato rilevante deve poter essere ricondotto al documento di origine;
• i calcoli e gli indicatori devono essere verificati dall’operatore;
• le anomalie devono essere confermate mediante esame della documentazione;
• le conclusioni devono essere formulate o approvate da una persona competente;
• in caso di dubbio prevalgono i documenti originali e la valutazione professionale.

7. Attività non affidate all’Intelligenza Artificiale

ChatGPT Business non viene utilizzato autonomamente per:

• approvare, concedere o rifiutare finanziamenti;
• deliberare operazioni di credito;
• determinare in modo definitivo il merito creditizio di una persona o di un’impresa;
• attribuire punteggi vincolanti di affidabilità o bancabilità;
• escludere automaticamente una pratica o impedirne la presentazione a un intermediario;
• stabilire automaticamente tassi, condizioni economiche, garanzie o importi finanziabili;
• assumere decisioni in nome di banche o intermediari finanziari;
• formulare promesse o garanzie sull’esito di una pratica;
• sostituire la valutazione professionale e documentale dell’operatore;
• sostituire l’istruttoria e la deliberazione dell’intermediario;
• fornire consulenza legale, fiscale, contabile o tecnica quando è necessario l’intervento di un professionista competente;
• inviare comunicazioni definitive o personalizzate al cliente senza un controllo umano adeguato.

L’assenza di una decisione automatizzata non dipende dalla sola presenza formale di un operatore. Il controllo umano deve essere effettivo: l’operatore deve disporre delle competenze, delle informazioni e dell’autorità necessarie per verificare, modificare o scartare l’output.

8. Processo di verifica umana

Prima che un risultato prodotto con il supporto dell’AI venga utilizzato nella pratica, l’operatore incaricato deve:

1. verificare che la finalità dell’analisi sia autorizzata e pertinente;
2. controllare che la documentazione utilizzata sia necessaria e corretta;
3. esaminare l’output come proposta di lavoro, non come conclusione automaticamente attendibile;
4. confrontare dati, citazioni e calcoli con i documenti originari;
5. valutare la coerenza dell’analisi con il caso concreto;
6. correggere, integrare o eliminare le parti inesatte o non dimostrate;
7. approvare espressamente il risultato oppure scartarlo.

Le verifiche possono essere rafforzate in funzione della complessità della pratica, della natura dei dati e della rilevanza dell’output.

Quando l’output contiene calcoli rilevanti, individua una criticità potenzialmente determinante o contribuisce a una relazione destinata al cliente o a un intermediario, è previsto un controllo ulteriore da parte di una seconda persona competente oppure una verifica equivalente formalmente documentata.

9. Correzione degli errori e intervento umano

Qualora un cliente, un interessato, una controparte o un operatore rilevi un possibile errore nell’analisi o nei dati utilizzati, GrifoFinance procede alla verifica sulla documentazione originale e, quando necessario, corregge o elimina l’elaborazione interessata.

Gli interessati possono chiedere l’intervento di un operatore umano e segnalare inesattezze scrivendo a [email protected].

La rettifica di un output dell’AI non modifica automaticamente i documenti originali né le informazioni detenute dalle fonti da cui tali documenti provengono.

10. Minimizzazione dei dati e riservatezza

L’utilizzo di ChatGPT Business deve essere limitato ai dati e ai documenti necessari per la specifica finalità di analisi.

Gli operatori devono, ove ragionevolmente possibile e compatibile con l’attività:

• evitare il caricamento di documenti non pertinenti;
• utilizzare estratti o parti di documenti quando sufficienti;
• rimuovere informazioni eccedenti o non necessarie;
• prestare particolare attenzione ai dati relativi a soggetti terzi;
• evitare l’inserimento di dati particolari o giudiziari non necessari;
• non inserire credenziali o informazioni di autenticazione;
• non riutilizzare documentazione o output per finalità incompatibili.

La documentazione ricevuta conserva il proprio carattere riservato anche quando viene elaborata con strumenti di AI.

Per ogni utilizzo vengono registrati in forma proporzionata almeno il codice della pratica, la data, l’operatore, la finalità, le categorie di documenti utilizzate, l’avvenuta verifica dell’output e la data prevista o effettiva di cancellazione. Il registro non richiede la conservazione integrale e indiscriminata dei prompt.

11. Protezione dei dati personali

L’impiego di ChatGPT Business costituisce una modalità di supporto a trattamenti effettuati per le finalità connesse alla pratica. Non introduce, per il solo fatto di utilizzare l’AI, una finalità ulteriore e autonoma rispetto a quelle comunicate agli interessati.

I trattamenti devono avvenire nel rispetto dei principi di liceità, correttezza, trasparenza, limitazione della finalità, minimizzazione, esattezza, limitazione della conservazione, integrità e riservatezza previsti dal Regolamento UE 2016/679.

Le informazioni relative a finalità, basi giuridiche, destinatari, conservazione, trasferimenti e diritti degli interessati sono fornite nell’informativa privacy applicabile al rapporto e alla specifica attività.

GrifoFinance aggiorna la documentazione privacy e organizzativa quando l’introduzione o la modifica del processo rende tale aggiornamento necessario.

12. Fornitore e garanzie del servizio

ChatGPT Business è un servizio fornito da OpenAI nell’ambito di un workspace aziendale.

Secondo la documentazione ufficiale del fornitore, per i workspace Business i dati aziendali sono cifrati durante la trasmissione e la conservazione e non vengono utilizzati per addestrare i modelli di OpenAI per impostazione predefinita.

Tali caratteristiche non sostituiscono le responsabilità di GrifoFinance. L’utilizzo del servizio è subordinato alla verifica, secondo quanto applicabile:

• delle condizioni contrattuali e dell’accordo sul trattamento dei dati;
• dei ruoli e delle responsabilità delle parti;
• dei sub-responsabili coinvolti;
• delle garanzie applicabili agli eventuali trasferimenti internazionali;
• delle impostazioni di accesso, condivisione e conservazione;
• delle misure di sicurezza e delle funzionalità abilitate nel workspace.

Prima dell’avvio operativo GrifoFinance verifica l’applicabilità e la sottoscrizione dell’accordo sul trattamento dei dati del fornitore, l’elenco dei sub-responsabili e le garanzie relative agli eventuali trasferimenti internazionali. L’esito viene conservato nella documentazione interna di conformità.

L’attivazione di nuove funzioni, collegamenti esterni, applicazioni o servizi integrati richiede una valutazione preventiva quando può ampliare l’accesso o la circolazione della documentazione.

13. Conservazione, cancellazione e condivisione

Conversazioni, documenti e output non devono essere conservati nel workspace più a lungo di quanto necessario alla singola analisi.

Una volta trasferite nel fascicolo aziendale le sole risultanze verificate e necessarie, la conversazione e i file di lavoro vengono eliminati dall’operatore e comunque non oltre 30 giorni dalla conclusione della specifica attività di analisi, salvo che una conservazione più lunga sia stata previamente autorizzata e documentata per una necessità concreta.

La cancellazione effettuata dall’operatore avvia il processo di eliminazione previsto dal fornitore. Secondo la documentazione ufficiale OpenAI, le chat eliminate sono generalmente programmate per la cancellazione definitiva entro 30 giorni, fatte salve le eccezioni di sicurezza, legge e de-identificazione dichiarate dal fornitore.

I tempi e le modalità di conservazione e cancellazione sono definiti tenendo conto:

• della durata e dello stato della pratica;
• degli obblighi normativi e contrattuali;
• delle esigenze di verifica e difesa dei diritti;
• delle funzionalità e impostazioni effettivamente disponibili nel workspace;
• dell’eventuale presenza di copie esportate o inserite nei sistemi aziendali autorizzati.

La cancellazione di una conversazione non deve essere considerata automaticamente equivalente alla cancellazione di ogni eventuale copia o documento esportato. Gli operatori devono applicare le procedure previste per ciascun sistema in cui le informazioni sono state conservate.

I documenti delle pratiche non devono essere salvati nella Library, in memorie personali o in progetti persistenti, salvo preventiva autorizzazione e definizione di una specifica regola di conservazione.

La condivisione di conversazioni, file o output è consentita soltanto con soggetti autorizzati e per finalità pertinenti alla pratica.

14. Sicurezza degli accessi

GrifoFinance adotta misure tecniche e organizzative proporzionate alla natura della documentazione trattata.

L’accesso al workspace e ai documenti è riservato al personale autorizzato. Non è consentito:

• condividere credenziali tra operatori;
• utilizzare dispositivi o account personali;
• creare link pubblici o condividere contenuti con soggetti non autorizzati;
• trasferire documenti verso applicazioni o servizi non approvati;
• lasciare accessibile la documentazione a persone prive di necessità operativa.

La condivisione mediante link pubblico è vietata. Le funzioni di memoria, i GPT esterni, le app, i connettori e la navigazione web sono mantenuti disabilitati o non utilizzati nelle attività disciplinate dalla presente Politica, salvo successiva autorizzazione documentata.

Le anomalie di sicurezza, gli accessi impropri, le condivisioni errate e la possibile perdita di dati devono essere segnalati tempestivamente alle funzioni aziendali competenti.

15. AI Act e classificazione dell’impiego

Il Regolamento UE 2024/1689 prevede obblighi differenti in funzione del sistema utilizzato, della finalità e del ruolo dell’organizzazione.

L’impiego descritto nella presente Politica è concepito come supporto documentale e professionale, senza attribuzione all’AI di decisioni autonome o determinanti sulla concessione del credito.

GrifoFinance non utilizza ChatGPT Business per stabilire autonomamente il merito creditizio delle persone fisiche o per produrre punteggi vincolanti. Se finalità, configurazioni o modalità operative dovessero cambiare in modo tale da influenzare materialmente una decisione o rientrare in un impiego classificato ad alto rischio, GrifoFinance effettuerà una nuova valutazione prima dell’attivazione.

Il personale incaricato riceve informazioni e istruzioni proporzionate al proprio ruolo, alle proprie competenze e al contesto di utilizzo dell’AI.

16. Valutazione dei rischi e aggiornamento del processo

Prima dell’utilizzo operativo, GrifoFinance sottopone il trattamento a una valutazione d’impatto sulla protezione dei dati ai sensi dell’articolo 35 GDPR. La scelta è adottata in via prudenziale considerando congiuntamente l’impiego di una tecnologia innovativa, la natura finanziaria e altamente personale di parte della documentazione e la possibilità che le analisi riguardino la situazione economica o l’affidabilità di persone fisiche.

L’utilizzo su fascicoli reali può iniziare soltanto dopo il completamento della DPIA, l’adozione delle misure individuate e la verifica del rischio residuo. Qualora il rischio residuo resti elevato, si procede secondo quanto previsto dall’articolo 36 GDPR prima di iniziare il trattamento.

La valutazione considera almeno:

• natura e quantità dei dati trattati;
• categorie di interessati coinvolte;
• finalità e modalità dell’analisi;
• incidenza dell’output sulle attività e sulle persone;
• rischi di errore, discriminazione o indebita divulgazione;
• misure di supervisione umana;
• sicurezza, conservazione e trasferimenti;
• eventuali modifiche del servizio o delle condizioni del fornitore.

17. Responsabilità e governance

La Direzione definisce le modalità autorizzate di impiego di ChatGPT Business e individua le persone abilitate all’utilizzo.

Gli operatori autorizzati sono responsabili, nell’ambito delle rispettive competenze, di:

• rispettare le finalità e i limiti stabiliti;
• selezionare solo la documentazione necessaria;
• verificare gli output prima dell’utilizzo;
• proteggere credenziali, file e conversazioni;
• segnalare errori, anomalie e incidenti;
• partecipare alle attività formative previste.

L’autorizzazione è nominativa, revocabile e sottoposta a riesame. La cessazione del ruolo o della necessità operativa comporta la rimozione tempestiva dell’accesso. La formazione comprende almeno limiti dello strumento, minimizzazione, verifica delle fonti e dei calcoli, sicurezza, gestione degli errori e divieto di decisioni automatizzate.

Le istruzioni operative interne possono stabilire regole più dettagliate rispetto a quelle pubblicate nella presente pagina.

18. Domande frequenti

ChatGPT Business decide se una pratica può essere finanziata?

No. Il sistema può assistere l’analisi documentale, ma non approva finanziamenti e non sostituisce le valutazioni degli operatori e degli intermediari finanziari.

L’AI attribuisce automaticamente un punteggio di merito creditizio?

No. GrifoFinance non utilizza ChatGPT Business per produrre autonomamente punteggi vincolanti o decisioni definitive sulla finanziabilità.

Perché vengono utilizzati strumenti di AI?

Per velocizzare attività preliminari, organizzare e confrontare la documentazione e affiancare l’operatore con un controllo parallelo volto a individuare più tempestivamente possibili problemi o informazioni mancanti.

L’analisi dell’AI è sempre corretta?

No. Gli output possono contenere errori o interpretazioni inesatte. Per questo devono essere confrontati con i documenti originali e verificati da personale competente.

ChatGPT accede direttamente al cassetto fiscale o ai conti bancari?

No. Il sistema non accede direttamente a tali servizi. Analizza esclusivamente la documentazione resa disponibile attraverso le procedure autorizzate.

Vengono utilizzati account personali?

No. L’accesso è consentito esclusivamente attraverso account aziendali autorizzati associati al dominio @grifofinance.com e mediante dispositivi aziendali approvati.

I dati vengono utilizzati da OpenAI per addestrare i modelli?

Secondo la documentazione ufficiale del fornitore, i dati dei workspace ChatGPT Business non vengono utilizzati per addestrare i modelli di OpenAI per impostazione predefinita.

È possibile segnalare un errore o chiedere l’intervento di una persona?

Sì. È possibile scrivere a [email protected], indicando la pratica o l’informazione interessata senza trasmettere credenziali o dati ulteriori non necessari.

19. Rapporti con le altre informative

La presente Politica:

• non sostituisce l’informativa privacy applicabile ai clienti e agli altri interessati;
• non sostituisce le condizioni contrattuali o la documentazione di trasparenza della mediazione creditizia;
• non sostituisce le procedure interne di sicurezza e controllo;
• è distinta dalla Politica sull’utilizzo dell’AI nei contenuti e nei servizi digitali del sito GrifoFinance.

I documenti devono essere letti congiuntamente per le rispettive finalità.

20. Aggiornamento della Politica

La Politica viene riesaminata quando cambiano:

• le modalità di utilizzo di ChatGPT Business;
• le categorie di documenti trattati;
• le funzionalità o le condizioni del servizio;
• le procedure organizzative e di sicurezza;
• la normativa o le indicazioni delle autorità competenti.

Cronologia

• Versione 1.0 — 6 novembre 2026: prima adozione della Politica sull’impiego dell’Intelligenza Artificiale nell’analisi documentale e finanziaria.

Informazioni e segnalazioni

Per informazioni sulla presente Politica, per chiedere l’intervento di un operatore o per segnalare possibili errori relativi all’impiego dell’AI:

[email protected]

Riferimenti istituzionali

• Regolamento UE 2016/679, in particolare articoli 5, 22, 25, 28, 32, 35 e 36;
• Regolamento UE 2024/1689, in particolare articoli 4, 6 e 26 e Allegato III;
• Garante per la protezione dei dati personali — Valutazione d’impatto;
• Garante — Elenco dei trattamenti soggetti a DPIA;
• EDPB — Linee guida sulla DPIA;
• EDPB — Decisioni automatizzate e profilazione;
• documentazione ufficiale OpenAI sulla sicurezza di ChatGPT Business.