Obblighi antiriciclaggio 2026: cosa cambia per gli intermediari creditizi

Il 30 giugno 2026 è scaduto il termine entro cui banche, intermediari finanziari e istituti di pagamento devono aver nominato il proprio esponente responsabile per l’antiriciclaggio. Pochi giorni prima, il 16 giugno 2026, la Banca d’Italia ha pubblicato un Provvedimento che aggiunge a quell’obbligo un tassello nuovo: la comunicazione formale della nomina — e di ogni successivo aggiornamento — all’Autorità di vigilanza, con tempistiche precise e attraverso un canale già esistente ma finora utilizzato per altri scopi, la procedura Or.So.

Per chi opera nel credito, in particolare per gli intermediari iscritti all’OAM che lavorano ogni giorno a fianco di banche e istituti finanziari, capire esattamente chi è tenuto a cosa non è un esercizio accademico. È la base per non trovarsi, a distanza di mesi, con una procedura interna disallineata rispetto a un quadro normativo che si è mosso su più fronti contemporaneamente — Banca d’Italia da un lato, UIF dall’altro, ciascuna con le proprie scadenze.

Quadro normativo: dalle disposizioni 2019 alle modifiche 2026

Il sistema di governance antiriciclaggio degli intermediari vigilati poggia da anni su un impianto che privilegia l’approccio basato sul rischio rispetto a regole rigide e uniformi. Il 2026 non stravolge questo impianto: lo rende più tracciabile agli occhi del supervisore.

Le Disposizioni Banca d’Italia in materia di organizzazione, procedure e controlli antiriciclaggio

Le “Disposizioni in materia di organizzazione, procedure e controlli interni in materia antiriciclaggio”, in vigore dal giugno 2019, definiscono i presìdi organizzativi, procedurali e i sistemi informativi che gli intermediari vigilati devono adottare per garantire un sistema di governance e compliance AML efficace, calibrato sul profilo di rischio specifico di ciascun destinatario. È il testo che, tra le altre cose, introduce la possibilità di attribuire la responsabilità della funzione antiriciclaggio a un esponente aziendale con requisiti definiti — la base su cui si innesta l’intervento del 2026.

Il Provvedimento del 16 giugno 2026: cosa aggiorna rispetto al 2019

Il Provvedimento del 16 giugno 2026, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 145 del 25 giugno 2026 ed entrato in vigore il 10 luglio 2026, modifica le Disposizioni del 2019 introducendo un obbligo che prima non esisteva: comunicare a Banca d’Italia la nomina dell’esponente responsabile per l’antiriciclaggio e ogni successivo aggiornamento — accettazione, sospensione, cessazione — relativo alla carica. Non è una modifica dei requisiti sostanziali della figura, che restano quelli già previsti nel 2019, ma un meccanismo di tracciabilità aggiuntivo verso l’Autorità di vigilanza, coerente con la tendenza generale del sistema a rendere verificabile — non solo dichiarata — l’esistenza di una governance AML effettiva.

I destinatari diretti del Provvedimento sono le banche, gli intermediari iscritti nell’albo di cui all’art. 106 TUB, gli istituti di moneta elettronica (IMEL), gli istituti di pagamento (IP), le succursali italiane di intermediari esteri e le società fiduciarie iscritte nell’albo ex art. 106 TUB. È un perimetro di soggetti vigilati direttamente da Banca d’Italia: un dato che vale la pena avere chiaro fin da subito, perché incide su come la novità si riflette — indirettamente ma concretamente — su chi opera nella filiera del credito senza rientrare in questo elenco.

Collegamenti con le regole UIF e OAM per intermediari finanziari

Gli intermediari creditizi iscritti all’OAM — agenti in attività finanziaria e mediatori creditizi — non compaiono nell’elenco dei destinatari diretti del Provvedimento del 16 giugno 2026: non devono comunicare a Banca d’Italia la nomina di un “esponente responsabile” secondo questa specifica procedura. Ma sarebbe un errore concludere che il tema non li riguardi.

Da un lato, l’OAM richiede già da tempo, nella propria attività di vigilanza sulle società di mediazione, la nomina di un Responsabile Antiriciclaggio di cui verifica competenza, autorevolezza e indipendenza, l’effettivo operato e le modalità con cui riferisce le proprie valutazioni critiche agli esponenti aziendali — un impianto di controllo concettualmente parallelo a quello di Banca d’Italia, pur con una base normativa e una procedura di comunicazione diverse. Dall’altro, le nuove istruzioni UIF del 18 dicembre 2025, applicabili dal 1° luglio 2026, impongono proprio ai soggetti non sottoposti a vigilanza di settore — categoria in cui rientrano gli iscritti OAM — la designazione formale di un referente per le segnalazioni di operazioni sospette (referente SOS) e la redazione di una procedura interna documentata. Due obblighi distinti, ma che convergono sullo stesso principio: la responsabilità antiriciclaggio deve avere un nome, un perimetro di compiti definito e una tracciabilità verso l’Autorità competente, sia essa Banca d’Italia, OAM o UIF.

La figura dell’esponente responsabile antiriciclaggio

Per i soggetti vigilati direttamente da Banca d’Italia, l’esponente responsabile è oggi una figura obbligatoria e non più solo raccomandata. Vale la pena chiarire chi può ricoprirla e con quali tempistiche va gestita.

Chi è e quali requisiti deve avere l’esponente responsabile

L’esponente responsabile per l’antiriciclaggio deve possedere adeguate conoscenze, competenze ed esperienze relative ai rischi di riciclaggio, alle politiche, ai controlli e alle procedure AML, oltre a una comprensione effettiva del modello di business dell’intermediario e del settore in cui opera. Deve inoltre disporre di tempo e risorse sufficienti per assolvere efficacemente ai propri compiti: un requisito che esclude, nella sostanza, nomine puramente formali prive di un impegno operativo reale. L’incarico può essere attribuito a un consigliere in possesso dei requisiti richiesti, compreso l’amministratore delegato, il che rende la carica compatibile con assetti di governance anche relativamente snelli.

Nuovi obblighi di comunicazione alla Banca d’Italia tramite Or.So.

La novità del 2026 sta qui: i destinatari devono comunicare a Banca d’Italia la nomina dell’esponente responsabile — e i successivi aggiornamenti relativi alla carica — entro 20 giorni dalla data di accettazione, sospensione o cessazione dell’incarico. Per gli intermediari di nuova costituzione, la prima segnalazione va effettuata entro 30 giorni dalla ricezione del provvedimento di autorizzazione all’esercizio dell’attività. La comunicazione avviene attraverso la procedura di segnalazione degli organi sociali (Or.So.), disciplinata da una Comunicazione di Banca d’Italia del 7 giugno 2011 e già utilizzata per altre nomine societarie rilevanti ai fini di vigilanza — un canale esistente, quindi, riadattato a un nuovo scopo piuttosto che una piattaforma creata ex novo.

Tempistiche e procedure per nomina, sospensione e cessazione dell’incarico

La nomina dell’esponente responsabile andava effettuata in occasione del primo rinnovo degli organi sociali successivo all’entrata in vigore delle disposizioni e, in ogni caso, non oltre il 30 giugno 2026: una scadenza già maturata per gli intermediari vigilati che non vi avessero ancora provveduto. Da qui in avanti, l’elemento operativo da presidiare non è più (solo) la nomina in sé, ma la sua tracciabilità nel tempo: ogni sospensione temporanea, ogni cessazione anticipata, ogni sostituzione dell’esponente va comunicata entro la finestra dei 20 giorni, pena un disallineamento formale con gli obblighi di vigilanza che può emergere in sede di ispezione anche a distanza di tempo dall’evento.

Nuove responsabilità organizzative e di controllo interno

L’introduzione di un obbligo di comunicazione formale ha un effetto che va oltre l’adempimento in sé: costringe a rendere esplicito e documentato un flusso interno che, in molte realtà, restava fin qui implicito o informale.

Aggiornamento delle procedure interne antiriciclaggio per intermediari

Le procedure interne devono ora prevedere esplicitamente chi, all’interno dell’organizzazione, ha la responsabilità di attivare la comunicazione Or.So. entro i termini previsti nel momento in cui cambia l’esponente responsabile. Non è un dettaglio amministrativo: significa individuare un owner del processo, definire un flusso di escalation in caso di cessazione non programmata (dimissioni improvvise, decadenza, revoca), e prevedere un controllo periodico che verifichi la coerenza tra la situazione formale comunicata a Banca d’Italia e quella effettiva.

Flussi informativi e collaborazione tra esponente responsabile, compliance e risk management

Nelle strutture di mediazione creditizia, la funzione antiriciclaggio è spesso cumulabile con le funzioni di controllo di secondo livello — compliance e risk management — proprio in applicazione del principio di proporzionalità che consente alle realtà di minori dimensioni di non moltiplicare inutilmente i presìdi organizzativi. Questo non riduce, però, l’esigenza di un flusso informativo chiaro: l’esponente responsabile (o il Responsabile Antiriciclaggio, nella terminologia OAM) deve poter riferire le proprie valutazioni critiche agli organi aziendali e, ove presente, al Collegio Sindacale, con una influenza reale — e documentata — sull’adozione di eventuali delibere correttive. Un organigramma che preveda la figura solo sulla carta, senza un canale di reporting effettivo, non regge a una verifica di vigilanza.

Gestione degli errori nelle segnalazioni e obbligo di rettifica tempestiva

Le nuove istruzioni UIF, insistendo sulla qualità informativa delle segnalazioni — chiarezza, pertinenza, completezza, tempestività — spostano l’attenzione anche su cosa fare quando, dopo l’invio, emergono elementi nuovi o si individua un errore nella segnalazione trasmessa. La prassi consolidata prevede in questi casi l’inoltro di una segnalazione integrativa o di rettifica attraverso lo stesso canale (Infostat-UIF), senza attendere l’esito della segnalazione originaria: un ritardo nella correzione espone l’intermediario allo stesso rischio reputazionale e sanzionatorio di una segnalazione originariamente incompleta. Documentare il momento in cui l’errore è stato rilevato e la tempestività con cui si è proceduto all’integrazione è, in sede di controllo, spesso più rilevante della natura dell’errore stesso.

Impatti operativi per intermediari creditizi e mediatori

Il quadro normativo descritto finora riguarda direttamente i vigilati Banca d’Italia, ma si traduce in oneri concreti anche per chi, come i mediatori creditizi, lavora a stretto contatto con questi soggetti.

Come cambiano gli oneri per chi svolge attività di mediazione creditizia

Un mediatore creditizio non deve gestire la procedura Or.So., che resta di competenza degli intermediari vigilati con cui collabora. Ma deve tenere conto che le controparti bancarie e finanziarie con cui lavora stanno irrigidendo — per effetto delle stesse pressioni normative — i propri processi di due diligence sui partner distributivi, mediatori inclusi. In pratica, è ragionevole attendersi richieste più puntuali, da parte degli istituti convenzionati, sull’assetto AML del mediatore: chi è il Responsabile Antiriciclaggio, come è organizzata la funzione, quali controlli vengono svolti sui collaboratori. Prepararsi a rispondere a queste richieste con documentazione già pronta è, nel 2026, un vantaggio competitivo più che un adempimento passivo.

Presidi da rafforzare su profilatura cliente, adeguata verifica e monitoraggio

Gli obblighi di adeguata verifica della clientela restano il cuore operativo quotidiano per agenti e mediatori: verifica del cliente e del titolare effettivo all’instaurazione di un rapporto continuativo o al conferimento dell’incarico, e in occasione di operazioni occasionali che comportino la movimentazione di mezzi di pagamento pari o superiori a 15.000 euro o il trasferimento di fondi superiore a 1.000 euro. Il rafforzamento della governance sui soggetti vigilati con cui il mediatore collabora si traduce, a cascata, in una richiesta implicita di maggiore rigore anche nella profilatura del cliente a monte: dossier di adeguata verifica più documentati, tracciabilità delle fonti reddituali dichiarate, coerenza tra il profilo di rischio attribuito al cliente e l’operazione richiesta.

Ruolo dei sistemi informatici e dei tool di transaction monitoring

Nel segmento degli intermediari e operatori finanziari diversi da banche e Poste — che include gli intermediari creditizi OAM — la quota di segnalazioni originate da sistemi informatici di monitoraggio automatizzato è oggi preponderante rispetto a quelle originate da valutazione umana diretta. Le nuove istruzioni UIF chiariscono che questi strumenti restano un supporto e non sostituiscono la valutazione consapevole e documentata di ogni anomalia: un principio che ha una ricaduta pratica diretta anche per chi si appoggia a software di transaction monitoring forniti da terzi, poiché la responsabilità della valutazione finale — e della sua tracciabilità — resta in capo all’intermediario, non al fornitore del sistema.

Antiriciclaggio e segnalazioni: best practice nel 2026

Il momento in cui la governance smette di essere teoria e diventa operatività quotidiana è la gestione della singola segnalazione. È anche il punto in cui gli errori costano di più.

Quando scatta l’obbligo di Segnalazione di Operazioni Sospette (SOS)

L’obbligo di SOS scatta quando l’intermediario sa, sospetta o ha ragionevoli motivi per sospettare che siano in corso o siano state compiute — o tentate — operazioni di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo, a prescindere dall’importo dell’operazione. Le istruzioni UIF applicabili dal 1° luglio 2026 richiedono che la segnalazione avvenga senza ritardo, preferibilmente prima dell’esecuzione dell’operazione quando ciò è compatibile con la normale operatività, e che sia trasmessa esclusivamente attraverso il portale Infostat-UIF di Banca d’Italia.

Errori frequenti nelle segnalazioni e relative sanzioni

Gli errori più ricorrenti riguardano segnalazioni generiche, prive di una ricostruzione chiara del percorso logico che ha portato al sospetto, o basate unicamente su un alert automatico senza un’integrazione di analisi umana — proprio l’elemento che le nuove istruzioni UIF chiedono di rafforzare. Sul piano sanzionatorio, l’omessa segnalazione è punita, ai sensi dell’articolo 58 del D.Lgs. 231/2007, con una sanzione amministrativa pecuniaria di 3.000 euro nel caso base; nei casi di violazioni gravi, ripetute, sistematiche o plurime, la sanzione sale in una forbice tra 30.000 e 300.000 euro. Una differenza che rende evidente quanto pesi, in sede di accertamento, la valutazione sulla natura isolata o strutturale della carenza riscontrata.

Coordinamento tra Segnalazioni SOS e obblighi verso UIF / Banca d’Italia

Per gli intermediari vigilati, il canale segnaletico verso UIF (le SOS) e gli obblighi di comunicazione verso Banca d’Italia (nomina dell’esponente responsabile, tra gli altri) restano formalmente distinti, ma condividono la stessa logica di fondo: rendere tracciabile, verso l’Autorità competente, chi fa cosa e quando. Un sistema di governance ben disegnato prevede che l’esponente responsabile abbia visibilità piena sui flussi SOS del referente designato — anche quando le due figure non coincidono — proprio per poter rispondere in modo coerente a richieste che, in caso di ispezione, arrivano tipicamente da entrambi i fronti in tempi ravvicinati.

Checklist operativa per intermediari

Tradotto in pratica, il quadro descritto in questa guida si riduce a un numero limitato di verifiche da completare prima che diventino un problema in sede di controllo.

Verifica della governance antiriciclaggio (nomine, deleghe, responsabilità)

Va verificato che l’esponente responsabile (per i vigilati Banca d’Italia) o il Responsabile Antiriciclaggio (per gli iscritti OAM) sia stato formalmente nominato con una delibera che ne attesti requisiti e ambito di responsabilità, che le eventuali deleghe a compliance e risk management siano documentate, e che — per i soggetti tenuti alla procedura Or.So. — la comunicazione a Banca d’Italia sia stata effettivamente trasmessa entro i termini.

Mappatura dei processi a rischio e revisione delle procedure

Ogni processo che comporta un contatto diretto con il cliente — apertura del rapporto, adeguata verifica, gestione di operazioni occasionali sopra soglia — va mappato e confrontato con la procedura interna scritta, verificando che quest’ultima rifletta l’operatività reale e non una versione superata delle prassi aziendali. È il momento in cui si individuano gli scostamenti che, altrimenti, emergono solo durante un’ispezione.

Piano formativo 2026 per il personale a contatto con la clientela

La formazione periodica di dipendenti e collaboratori sull’individuazione delle anomalie resta uno degli elementi che l’OAM verifica esplicitamente nella propria attività di vigilanza sui mediatori. Un piano formativo aggiornato al 2026 deve includere le novità sulle istruzioni UIF (referente SOS, qualità della segnalazione) e, per chi collabora con intermediari vigilati, una consapevolezza di base sul nuovo obbligo di comunicazione Or.So., anche se non direttamente gestito dal mediatore.

Come può supportare un partner specializzato

Rivedere un sistema di controlli antiriciclaggio richiede competenze che uniscono la lettura normativa a una conoscenza concreta di come lavora, ogni giorno, chi sta tra il cliente e la banca.

Supporto nella revisione del sistema di controlli antiriciclaggio

Un partner con esperienza diretta di governance AML può affiancare l’intermediario in una verifica puntuale dell’assetto esistente — nomine, deleghe, flussi di reporting — confrontandolo con quanto richiesto dalle Disposizioni Banca d’Italia aggiornate e dalle linee guida OAM, individuando gli scostamenti prima che li individui il supervisore.

Sviluppo di policy e manuali interni aggiornati alle nuove disposizioni

Le procedure interne che non vengono aggiornate da tempo sono il punto debole più comune riscontrato nelle verifiche di vigilanza. Un supporto specializzato aiuta a tradurre gli obblighi normativi — comunicazione Or.So., referente SOS, procedura interna documentata — in un manuale operativo coerente con la dimensione e la struttura organizzativa reale dell’intermediario, evitando sia la genericità sia la sovra-ingegnerizzazione.

Formazione dedicata a intermediari e collaboratori sul nuovo impianto normativo

Una formazione mirata, che distingua chiaramente cosa cambia per i vigilati Banca d’Italia e cosa cambia per gli iscritti OAM, riduce il rischio più frequente in questa materia: la confusione tra obblighi che sembrano simili ma seguono percorsi normativi e scadenze diverse.

Scarica la checklist antiriciclaggio 2026 per intermediari

Per verificare in autonomia lo stato della propria governance AML — nomine, comunicazioni, procedure interne, piano formativo — abbiamo raccolto in una checklist operativa i punti di controllo descritti in questa guida, con le rispettive scadenze normative.

Richiedi una sessione di audit preliminare sul tuo sistema AML

Se vuoi una verifica puntuale del tuo assetto antiriciclaggio — dalla nomina del responsabile alla gestione delle segnalazioni — richiedi una sessione di audit preliminare: analizziamo la situazione esistente e individuiamo insieme le priorità di intervento prima della prossima verifica di vigilanza.

Per il quadro statistico 2025 delle segnalazioni di operazioni sospette e per gli sviluppi del nuovo assetto europeo AMLA, si veda il nostro approfondimento Obblighi antiriciclaggio: cosa cambia per gli intermediari nel 2025 e 2026.

GrifoFinance è iscritta all’elenco dei mediatori creditizi presso l’OAM al n. M538. Le informazioni contenute in questa guida hanno finalità informativa e si basano sulla normativa vigente al momento della pubblicazione; per la valutazione del caso specifico si raccomanda una verifica con un consulente o un intermediario abilitato.